Algemeen

Kena hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de gegevens die wij verzamelen en hoe wij omgaan met die persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kena vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Kena vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Kena vzw
Heuvelsven 1
3650 Dilsen-Stokkem
info@kena.be
089/36 45 31

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Kena vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Om te kunnen deelnemen aan de kampen en activiteiten van Kena;
• Het versturen van online nieuwsbrieven en uitnodigingen. (U kan zich hier ten allen tijde voor uitschrijven)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid;
• Om uw kinderen optimaal te kunnen verzorgen tijden de kampen/activiteiten;
• Voor online remarketing campagnes op Google Adwords en Facebook. Hiervan maken we gebruik om onze leden te herinneren aan komende kampen en om nieuwe doelgroepen te bereiken. Voor meer informatie hieromtrent, leest u best ons cookiebeleid.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verwerken :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Medische informatie

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van onze database;
• het verzorgen en verspreiden van online nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Brandverzekering; bij de start van elk kamp worden de namen van de deelnemers doorgegeven aan de lokale politie voor bij noodgevallen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. In dit geval gaat het hier om de persoon die het kind inschrijft.

Bewaartermijn

Kena vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Maximaal 5 jaar na uw laatste deelname aan een Kena-activiteit worden uw gegevens zorgvuldig uit onze database verwijderd. Indien u dit wenst, kunnen uw gegevens ten allen tijde opgevraagd of verwijderd worden (zie onderdeel ‘Uw rechten omtrent uw gegevens’).

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Kena vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website: www.kena.be. Om uw identiteit te controleren vragen wij u in dat geval om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Kena vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen via onze nieuwsbrief en sociale media kanalen. De laatste wijziging dateert van dinsdag 22 mei 2018.