1. Toepassingsgebied

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tot deelname aan een kamp of activiteit van Kena VZW, met maatschappelijke zetel te Heuvelsven 2, 3650 Dilsen-Stokkem, ingeschreven in de KBO met nummer 0456.662.043, e-mailadres info@kena.be, en telefoonnummer 089 36 45 31 (hierna “Kena”). Ze gelden met uitsluiting van alle andere voorwaarden van de klant.

1.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts mogelijk met schriftelijke toestemming van beide partijen.

2. Inschrijven en betaling

2.1 De inschrijving dient te gebeuren door een meerderjarige. Tijdens de inschrijving ondertekent de inschrijver de algemene voorwaarden.

2.2 Bevestiging van inschrijving: Na de inschrijving ontvangt u een bevestigingsmail. Bij deze e-mail is een factuur gevoegd met het verzoek tot betaling.

2.3 Indien u niet betaalt bij inschrijving, ontvangt u een betalingsherinnering. Het uitblijven van een betaling geldt niet als annulatie. Indien u wil annuleren, raadpleeg dan onze annuleringsvoorwaarden.

2.4 No-show en zwarte lijst: Indien een deelnemer niet komt opdagen zonder te betalen of te annuleren, wordt deze op een zwarte lijst geplaatst totdat de openstaande betaling is voldaan. Deze maatregel dient om toekomstige deelname te beperken van personen met openstaande schulden bij Kena.

 3. Annuleringsvoorwaarden

3.1 Annulering door Kena:

Annulering door Kena omwille van overmacht

Kena behoudt zich het recht voor om een activiteit of kamp te annuleren omwille van overmacht, zoals uitzonderlijke weersomstandigheden , beslissingen van de overheid of op medisch advies van een arts.

• • • Vóór de activiteit: Kena betaalt de volledige inschrijvingsprijs terug.
    • Tijdens de activiteit: Kena betaalt 50% van de niet-genoten nachten terug.

      Bijvoorbeeld: Een kamp is 7 nachten. Het kamp wordt geannuleerd op dag 4. Er zijn nog 4 nachten over waar je niet van kunt genieten omdat je naar huis moet. Stel dat je een inschrijvingsprijs van € 220 betaalde.

      € 220 ÷ 7 nachten = € 31,43 per nacht
      € 31,43 × 4 niet-genoten nachten = € 125,72
      Je krijgt 50% terugbetaald van de waarde van de niet-genoten nachten.
      Dat betekent: € 125,72 × 50% = € 62,85.
      Kena betaalt € 62,85 terug

Annulering door Kena zonder overmacht

• • • Vóór de activiteit: Kena betaalt de volledige inschrijvingsprijs terug. Bijvoorbeeld: te weinig deelnemers of monitoren om het kamp te begeleiden, …
    • Tijdens de activiteit: Kena betaalt de inschrijvingsprijs niet terug.
      Indien een deelnemer vanwege onaanvaardbaar gedrag vroegtijdig naar huis moet. De kosten voor het terugsturen van de deelnemer zijn ten laste van de ouders of voogden.

3.2 Annulering door de boeker:

De boeker dient de annulering schriftelijk door te geven via info@kena.be.

Annulering door de boeker zonder overmacht

Afhankelijk van de timing worden volgende kosten aangerekend:

• • • Meer dan één maand voor de activiteit: geen annuleringskosten
    • Tussen één maand en 14 dagen voor de activiteit: 25% van de inschrijvingsprijs.
    • 13 dagen voor de activiteit tot start van de activiteit: volledige inschrijvingsprijs.
    • Tijdens de activiteit: volledige inschrijvingsprijs

Annulering door de boeker omwille van overmacht

Indien een deelnemer annuleert omwille van overmacht zoals bijvoorbeeld: ziekte, een overlijden in de familie, … dient dit gestaafd te worden met een bewijsstuk (vb. een medisch attest, overlijdensbericht)

• • • Vóór de activiteit: volledige terugbetaling zonder annuleringskosten
    • Tijdens de activiteit: U ontvangt een terugbetaling van 50% van de niet genoten nachten.

4. Medische verzorging en verzekeringen

4.1 Medische verzorging: Indien een deelnemer ziek wordt tijdens de activiteit, kan een medisch onderzoek plaatsvinden na overleg met een voogd of huisarts. Specifieke medische kosten zijn voor eigen rekening.

4.2 Verzekering: Alle deelnemers zijn verzekerd inzake burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen.

4.3 Persoonlijke voorwerpen
Kena is niet verantwoordelijk voor diefstal of schade berokkend aan de persoonlijke spullen van de deelnemer door andere deelnemers of derden. Waardevolle items (bv. smartphones) worden thuisgelaten of worden bij het begin van het kamp in bewaring gegeven bij de begeleiding.

4.4 Schade aan derden
Indien een deelnemer opzettelijk of door eigen toedoen schade veroorzaakt aan derden (zoals aan de infrastructuur van de kampplaats) buiten de context van de activiteit, is deze schade ten laste van de deelnemer zelf.

5. Deelnamebeperkingen

Kena behoudt zich het recht voor deelname te weigeren indien de organisatie niet voldoende tegemoet kan komen aan specifieke noden of bij onvoldoende verstrekte informatie om het kampverloop veilig te stellen. In deze gevallen kan de deelnemer geen aanspraak maken op schadevergoeding.

6. Verplichte documenten

Elke deelnemer dient een infofiche  in te vullen en in te dienen vóór de start van het kamp. Zonder ingevulde fiche kan deelname worden geweigerd zonder recht op terugbetaling.

7. Fiscaal attest.

Kena verstrekt een fiscaal attest voor het inschrijvingsgeld, mits aftrek toegestaan is volgens wettelijke bepalingen.

8. Gevonden voorwerpen.

Gevonden voorwerpen worden tot minimum één maand na de activiteit bewaard en daarna aan een goed doel geschonken of weggegooid.

9. Privacy.

Zie de privacyverklaring tijdens het inschrijvingsproces

10. Klachtenregeling.

10.1 Tijdens de activiteit: Klachten kunnen worden gemeld aan de verantwoordelijke van de activiteit, aan de administratief medewerker via e-mail naar info@kena.be of aan het Aanspreekpunt Integriteit (API) via api@kena.be.

10.2 Na de activiteit: Indien de klacht niet ter plaatse kon worden opgelost, moet deze uiterlijk één maand na afloop van het kamp schriftelijk worden ingediend bij de administratief medewerker.

Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden exclusief behandeld door de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Tongeren.